ระบบ POS คืออะไร ทำไมเจ้าของธุรกิจบริการจึงต้องใช้ ?

ปัญหาการจัดการข้อมูลลูกค้า การเช็คสต๊อก หรือการสรุปยอดขาย สารพัดปัญหามากมายที่ธุรกิจบริการที่มีหน้าร้านส่วนใหญ่มักจะเจอ ระบบ POS ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยเหลือผู้ประกอบการในการจัดการปัญหาเหล่านี้ ช่วยแบ่งเบาการทำงานต่างๆของพนักงานภายในร้านได้ และทำให้ธุรกิจบริการของคุณดูดีมีระดับมากขึ้นกว่าเดิม

มาทำความรู้จักกันก่อนว่า ระบบ POS คืออะไร?

ระบบ POS หรือ Point of Sale คือ ระบบจัดการร้านค้าที่สามารถทำงานได้อย่างครอบคลุมตั้งแต่การขายสินค้าหน้าร้านไปจนถึงบริหารจัดการข้อมูลต่างๆหลังร้านค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งระบบ POS ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยเหลือธุรกิจบริการต่างๆให้สามารถจัดการร้านค้าได้อย่างง่ายดายในระบบเดียว สามารถช่วยแก้ปัญหาได้ดังนี้

• ปัญหาการจัดการข้อมูลลูกค้า
• ปัญหาการเช็คสต๊อกสินค้า
• ปัญหาการเช็คข้อมูลกำไร-ขาดทุนของร้านค้า
• ปัญหาการทุจริตจากพนักงาน

โปรแกรม POS (Software)

โปรแกรม POS คือ ซอฟต์แวร์ที่ทำงานบนเครื่องคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์เครื่อง POS โดยเฉพาะ มีหน้าที่เก็บข้อมูลต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลลูกค้า, ข้อมูลสินค้า, ข้อมูลการขาย รวมไปถึงสินค้าคงเหลือในสต๊อก ช่วยให้เราสามารถจัดการข้อมูลภายในร้านได้อย่างง่ายดายไม่ยุ่งยาก ในปัจจุบันโปรแกรม POS มีอยู่ 2 ประเภทด้วยกัน ได้แก่

1. โปรแกรม POS ที่ติดตั้งที่หน้าร้าน

เป็นซอฟต์แวร์ที่ถูกติดตั้งอยู่ที่หน้าร้านโดยเฉพาะ ไม่จำเป็นต้องใช้อินเทอร์เน็ตในการทำงาน ข้อมูลต่างๆ จะถูกเก็บไว้ภายในเครื่องที่อยู่หน้าร้าน หากเครื่องเสียหายข้อมูลก็จะเสียหายไปด้วย

2. โปรแกรม POS ที่อยู่บน Cloud

เป็นซอฟต์แวร์ที่จำเป็นต้องใช้อินเทอร์เน็ตในการทำงาน ข้อมูลต่างๆจะถูกเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ของระบบ หากเครื่องเสียหาย ข้อมูลก็ไม่ได้เสียหายไปด้วย และสามารถเช็คข้อมูลต่างๆของร้านค้าจากที่ไหนก็ได้ และข้อมูลก็ยังเป็นแบบเรียลไทม์อีกด้วย

อุปกรณ์เครื่อง POS (Hardware)

อุปกรณ์เครื่อง POS คือ อุปกรณ์ที่ใช้ในการทำงาน ที่ถูกออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อใช้ในระบบ POS ทำให้เราสามารถป้อนข้อมูลต่างๆลงไปในโปรแกรมของ POS ได้ ซึ่งในปัจุบันอุปกรณ์เครื่อง POS ถูกออกแบบมาอย่างหลากหลาย เพื่อให้ใช้งานในด้านนั้นๆโดยเฉพาะ เช่น

• คอมพิวเตอร์ เป็นอุปกรณ์ที่หน้าร้านส่วนใหญ่มีติดตั้งไว้ เพื่อเข้าใช้งานระบบ POS
• แท็บเล็ต เป็นอุปกรณ์ที่พกพาได้สะดวก สามารถบันทึกข้อมูลและดูข้อมูลของร้านค้าจากที่ไหนก็ได้
• เครื่องพิมพ์ใบเสร็จ ใช้ในการพิมพ์ใบเสร็จให้ลูกค้า
• ช่องเสียบบัตรเครดิต สำหรับลูกค้าที่ใช้จ่ายด้วยบัตรเครดิตหรือบัตรเดบิต
• เครื่องสแกนบาร์โค้ด สำหรับร้านค้าที่มีสินค้าภายในร้านเยอะ จำเป็นจะต้องมีบาร์โค้ดไว้สแกน
• จอแสดงผลฝั่งลูกค้า เพื่อให้ลูกค้าตรวจสอบความถูกต้อง ก่อนที่จะทำการจ่ายเงิน
• ลิ้นชักเก็บเงิน ใช้เก็บเงินและทอนเงินให้กับลูกค้า

ระบบ POS จำเป็นจะต้องมีทั้ง โปรแกรม POS และ อุปกรณ์ POS เพื่อให้สามารถทำงานได้ ทั้งนี้ผู้ประกอบการสามารถเลือกได้ว่า สิ่งไหนบ้างที่จำเป็นจะต้องมีไว้ติดตั้งที่หน้าร้าน เพราะธุรกิจบริการบางอย่างไม่จำเป็นจะต้องมีทั้งหมดที่กล่าวมาข้างต้นก็ได้ แต่จะต้องเลือกใช้ให้เหมาะสมกับธุรกิจนั่นเอง

ประโยชน์ของ ระบบ POS มีอะไรบ้าง

ระบบ POS ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยเหลือธุจกิจบริการต่างๆ ให้ผู้ประกอบการสามารถดูแลร้านได้อย่างมีประสิทธิภาพและครอบคลุมทั้งร้านตั้งแต่งานขายหน้าร้าน ไปจนถึงจัดการข้อมูลต่างๆหลังร้าน ข้อดีของระบบ POS สามารถกล่าวเป็นข้อๆได้ ดังนี้

1. ช่วยประหยัดเวลา เพิ่มความสะดวกสบาย

การคำนวณราคาสินค้าทีละหลายๆชิ้นก็จะไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป ตัวโปรแกรม POS จะคำนวณออกมาให้อย่างง่ายดายและแม่นยำ ช่วยลดเวลาในการจ่ายเงินให้ไวยิ่งขึ้น

2. ช่วยลดข้อผิดพลาดในการทำงาน

ความผิดพลาดที่เกิดจามนุษย์จะลดน้อยลงเมื่อใช้ระบบ POS ในการทำงาน เพราะข้อมูลที่พนักงานจะกรอกเข้าระบบจะมีเพียงไม่กี่อย่างเท่านั้น ที่เหลือระบบจะเป็นตัวจัดการให้ ส่งผลให้ข้อมูลมีความถูกต้องมากยิ่งขึ้น

3. ช่วยจัดการข้อมูลสินค้า ข้อมูลพนักงาน และข้อมูลลูกค้า

ระบบ POS จะช่วยจัดการข้อมูลต่างๆอย่างเป็นระเบียบ ทำให้เจ้าของธุรกิจสามารถเช็คข้อมูลได้ตลอดเวลา ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลของสินค้าว่าเหลือสินค้าชิ้นนี้ในสต๊อกเท่าไหร่ หรือข้อมูลของพนักงานแต่ละคน และยังรวมไปถึงข้อมูลของลูกค้าที่มาซื้อสินค้าอีกด้วย

4. ช่วยวางแผนการออกโปรโมชั่น

ระบบ POS จะมีการบันทึกข้อมูลว่าสินค้าชิ้นไหนที่ขายดี สินค้าชิ้นไหนที่ขายไม่ดี ทำให้เราสามารถวางแผนออกโปรโมชั่นกระตุ้นยอดขายให้กับธุรกิจได้

5. ช่วยลดการทุจริตจากพนักงาน

เจ้าของธุรกิจสามารถเช็คได้ตลอดเวลาว่ายอดเงินที่หน้าร้านตรงกับข้อมูลที่มีอยู่ในระบบ POS หรือไม่ ทำให้ช่วยลดการทุจริตจากพนักงานได้

ระบบ POS ตอบโจทย์กับธุรกิจบริการยังไง ?

ระบบ POS ถูกออกแบบมาเพื่อใช้งานกับธุรกิจบริการที่มีหน้าร้านโดยเฉพาะ ช่วยทำให้ธุรกิจบริการดูมีความเป็นมืออาชีพมากยิ่งขึ้น ช่วยให้ลดเวลาในการทำงาน เพิ่มความสะดวกสบายให้กับลูกค้า และเหตุผลที่ระบบ POS จะตอบโจทย์กับธุรกิจบริการนั้น ได้แก่

มีระบบคิดเงินหน้าร้าน พร้อมออกใบเสร็จ

ช่วยให้เจ้าของธุรกิจประหยัดเวลาในการคำนวณราคาของสินค้าทีละหลายๆชิ้น ทำให้ลูกค้าไม่ต้องรอนาน และยังมีเครื่องออกใบเสร็จให้ลูกค้า ที่จะช่วยให้ลูกค้าสามารถดูได้ว่ารายการคำสั่งซื้อของเขานั้นถูกต้องหรือไม่หลังจากชำระเงินไปแล้ว

ระบบสมาชิก ช่วยเก็บข้อมูลลูกค้าได้ครบถ้วน

เมื่อลูกค้าซื้อสินค้าและบริการจากเราไป ข้อมูลตรงนั้นก็จะถูกเก็บเข้าระบบ POS ไว้เป็นฐานข้อมูล เพื่อใช้ในการวิเคราะห์ในด้านต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการนำข้อมูลไปทำการตลาดด้วย เทคนิค RFM หากลุ่มเป้าหมายที่เหมาะสมกับสินค้า นอกจากนั้นแล้วข้อมูลของลูกค้าที่เป็นสมาชิก ก็จะถูกเก็บไว้อย่างเป็นระเบียบ ภายในระบบ POS ซึ่งเจ้าของธุรกิจสามารถตรวจสอบได้ตลอดเวลา จากที่ไหนก็ได้

ช่วยบันทึก และสรุปรายรับรายจ่ายตามจริง

ทำให้เจ้าของธุรกิจไม่ต้องลำบาก ที่จะต้องมาคอยจดรายรับรายจ่ายทุกวัน เพราะระบบ POS สามารถจดทุกอย่างเวลาใช้งานได้แบบเรียลไทม์ และข้อมูลที่ถูกบันทึกลงไปก็มีความแม่นยำ สามารถตรวจสอบได้ตลอดเวลา อีกทั้งยังช่วยลดการทุรจริตของพนักงานอีกด้วย เพราะทุกอย่างจะถูกบันทึกไว้ในระบบ POS นั่นเอง

ทำให้บริการลูกค้าได้รวดเร็วขึ้น

ระบบ POS ออกแบบมาเพื่อให้ตอบโจทย์ในเรื่องของการลดระยะเวลาในการรอคิว ลูกค้าที่เข้ามาใช้บริการที่หน้าร้านไม่ต้องรอคิวนาน เพราะระบบ POS จะคอยอำนวยความสะดวกให้ ทำให้เจ้าของธุรกิจสามารถบริการลูกค้าได้เร็วขึ้น พร้อมที่จะต้อนรับลูกค้ารายถัดไป

สามารถเช็คข้อมูลได้ตลอดเวลา

เนื่องจากระบบ POS สามารถเก็บข้อมูลต่างๆของทางธุรกิจไว้บน Cloud ได้ ทำให้เจ้าของธุรกิจสามารถเช็คข้อมูลได้โดยตรงเพียงแค่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต และเข้าไปที่ระบบ POS ของทางร้าน เจ้าของธุรกิจก็สามารถเช็คยอดขาย สินค้าที่ค้างสต๊อก ข้อมูลลูกค้า หรือข้อมูลพนักงานได้ทั้งหมดเลย ทำให้สามารถทำงานจากที่ไหน เมื่อไหร่ก็ได้ ช่วยประหยัดเวลาและเงินได้มากขึ้นนั่นเอง

ระบบที่เป็นมากกว่า ระบบ POS โปรแกรม Ease คือคำตอบ

แน่นอนว่า ระบบ POS เป็นระบบที่เหมาะจะเอามาใช้กับธุรกิจที่หน้าร้านเป็นของตัวเอง เพราะจะช่วยอำนวยความสะดวกสบายต่างๆทั้งต่อเจ้าของธุรกิจ และต่อตัวลูกค้าเอง ช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น เหมาะกับไลฟ์สไตล์ชีวิตของคนในปัจจุบันที่ต้องการความรวดเร็ว แต่เพียงแค่นั้นยังไม่พอสำหรับธุรกิจบริการ

หากเจ้าของธุรกิจบริการกำลังมองหาตัวช่วยจัดการร้าน นัดร้านออนไลน์ที่เป็นมากกว่า ระบบ POS Ease โปรแกรมสำหรับธุรกิจบริการ ร้านนวด ซาลอน คือทางเลือกที่ดีที่สุด เพราะข้อดีทุกอย่างที่กล่าวมาข้างต้น ระบบ POS ของ Ease สามารทำได้ทั้งหมด นอกจากนั้นแล้ว Ease โปรแกรม POS ยังมีข้อดี ดังนี้

• ระบบนัดหมาย 

ช่วยให้เจ้าของธุรกิจสามารถนัดหมายกับลูกค้าได้อย่างง่ายดายผ่านระบบออนไลน์ ไม่จำเป็นต้องมาเจอกันที่หน้าร้าน ช่วยประหยัดเวลาให้ทั้ง 2 ฝ่าย

• ส่งโปรโมชั่นเฉพาะกลุ่ม

ข้อมูลลูกค้าที่ถูกบันทึกไว้ในระบบ POS สามารถนำมาวิเคราะห์ และทำให้สามาถส่งโปรโมชั่นที่ตรงกับกลุ่มลูกค้ามากยิ่งขึ้น โดยสามารถส่งผ่าน Line หรือ SMS ได้ ช่วยเพิ่มยอดขายได้อย่างง่ายดาย

• ระบบสมาชิก สะสมแต้มในตัว

นอกจากจะช่วยเก็บข้อมูลของลูกค้าที่เป็นสมาชิกแล้ว ยังมีระบบสะสมแต้มภายในตัว ช่วยให้ดึงดูดลูกค้าเก่ากลับมาซื้อสินค้าหรือใช้บริการซ้ำ ทำให้สามารถรักษายอดขายได้เป็นอย่างดี

• ระบบคิดค่าตอบแทนพนักงานและคอมมิชชั่น

ช่วยให้เจ้าของธุรกิจสามารถคำนวณค่าตอบแทนของพนักงานได้อย่างง่ายดาย ในโปรแกรมเดียว

นอกจากนั้นยังสามารถคำนวณค่าคอมมิชชั่นของพนักงานแต่ละคนได้อีกด้วย

• ระบบขายคอร์สเป็นแพ็กเกจ

บางธุรกิจอาจจะมีหลายสินค้าและบริการ Ease โปรแกรมที่เป็นมากกว่า POS สามารถจัดการรวมสินค้าหรือบริการมาขายเป็นแพ็กเกจได้ ช่วยให้ดึงดูดลูกค้าเข้ามาใช้บริการมากยิ่งขึ้น

การแข่งขันในธุรกิจบริการนั้นสูงมาก เจ้าของธุรกิจล้วนแต่ต้องการให้ธุรกิจของตัวเองนั้นเติบโตขึ้น สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ และสร้างกำไรได้เป็นอย่างดี ซึ่งระบบ POS นี่แหละที่จะเป็นผู้ช่วยของผู้ประกอบการที่มีหน้าร้านเป็นของตนเอง และช่วยตอบโจทย์กับธุรกิจบริการในปัจจุบันได้อย่างดีเยี่ยม