คู่มือตัดสินใจ เลือกระบบ POS สำหรับเจ้าของร้านความงาม ร้านเสริมสวย

จะเปิดร้าน  เจ้าของร้านต้องมีระบบ ไว้คิดเงินลูกค้า, ออกบิล/ใบเสร็จ, บริหารจัดการร้านด้านต่างๆ ส่วนสำคัญสุด คือหน้าร้านหรือแคชเชียร์ ต้องมีเครื่องคิดเงิน ซึ่งเรียกว่า POS (Point-of-Sale) (อ่านว่า “พีโอเอส” หรือ “โพส” ก็ได้)

คุณจะเห็นเครื่อง POS ในเซเว่นทุกสาขา และก็เห็นตามร้านอาหาร, ร้านกาแฟ, ร้านค้าปลีก พนักงานกดคิดเงิน ลูกค้าจ่ายเงินเสร็จ พนักงานก็ปรินท์สลิปยื่นให้  นั่นแหล่ะครับที่เรียกว่าระบบ POS

โปรแกรม POS มีฟังก์ชั่น ทำอะไรได้บ้าง

เริ่มจากการคิดเงินเป็นหลัก ถือเป็นฟังก์ชั่นสำคัญสุด  จากนั้นผู้พัฒนาก็ค่อยๆ เพิ่มฟังก์ชั่นอื่นใส่เข้าไปในโปรแกรม ทำให้บริหารจัดการร้านด้านอื่นๆ ได้ครอบคลุม ครบวงจรมากขึ้น  เช่นใส่ระบบการบันทึกสต็อกสินค้า,  ระบบเก็บข้อมูลลูกค้า, สมาชิก, สะสมแต้ม เรียกว่า CRM  (Customer Relationship Management) หรือการสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า  ถ้าเข้าใจและรู้จักลูกค้ามากขึ้น ก็ช่วยเพิ่มความภักดีของลูกค้า และเพิ่มยอดขาย 

สรุปฟังก์ชั่นหลักๆ ของ POS

• รับออเดอร์
• เช็คสต็อก
• คิดเงินหน้าร้าน
• ออกใบเสร็จ ใบกำกับภาษี
• เก็บข้อมูลลูกค้า
• แสดงยอดรายรับ และสรุปรายงานต่างๆ ของธุรกิจ

ประโยชน์พื้นฐานที่ได้

• เช็คสต็อกสินค้าและวางแผนการสั่งวัตถุดิบได้
• ตรวจสอบยอดขายได้ทันที
• ทราบว่าสินค้าตัวไหน ยอดขายดีหรือน้อย เพื่อปรับปรุงการตลาด
• เก็บรวมรวมข้อมูลลูกค้าใช้วิเคราะห์วางแผนการตลาดได้
• ระบบสมาชิกและสะสมแต้ม ช่วยสร้างสัมพันธ์กับลูกค้า เปลี่ยนลูกค้าขาจรเป็นลูกค้าประจำได้

ทำไมถึงต้องใช้ POS สำหรับบริการโดยเฉพาะ?

ระบบ POS ที่มีในตลาดเกือบทั้งหมด เป็นระบบสำหรับร้านค้าปลีก, ขายสินค้า อาหาร และเครื่องดื่ม ไม่ได้ออกแบบสำหรับธุรกิจบริการ หากเอามาใช้กับธุรกิจบริการจะไม่ตอบโจทย์  เพราะความต้องการของธุรกิจบริการแตกต่างจากธุรกิจขายสินค้ามาก จำเป็นต้องเลือกใช้ระบบ POS ที่ออกแบบสำหรับธุรกิจบริการโดยเฉพาะ จะมีความสามารถสำคัญ ๆ ดังต่อไปนี้ที่ไม่มีอยู่ในระบบ POS ค้าปลีก

1. การจัดการนัดหมาย (Appointment Management):   ร้านสปา ซาลอน  ควรมีระบบจองนัดหมายอยู่ในตัว ให้ลูกค้าทำรายการจอง, นัดหมายได้ทางออนไลน์ ในเวลาที่ลูกค้าสะดวก  แทนที่ต้องคอยโทรหรือถามพนักงานทางไลน์   การใช้ระบบทำให้สะดวกขึ้นทั้งฝั่งลูกค้าและฝั่งร้าน  เพิ่มยอดการจองสำหรับร้าน และลดข้อผิดพลาดในการจัดตารางนัด
2. บันทึกข้อมูลลูกค้า (Clients Record):  ค้าปลีก, ร้านกาแฟไม่จำเป็นต้องรู้จักหรือบันทึกชื่อลูกค้า  แต่บริการต้องรู้จักลูกค้ามากกว่านั้น ควรเก็บประวัติการใช้บริการ ความชอบ การแพ้ หรือรายละเอียดสำคัญอื่น ๆ   เพื่อใช้ส่งมอบบริการที่ตรงความต้องการลูกค้า และใช้ปรับปรุงบริการให้ดียิ่งขึ้น
3. การจัดการพนักงาน (Staff Management):  หัวใจของบริการคือผู้ให้บริการ เช่นแพทย์, ช่างผม,หมอนวด, เทรนเนอร์, ฯลฯ  คนเป็นเรื่องสำคัญ  ระบบ POS สำหรับบริการ ต้องมีฟังก์ชั่นจัดตารางทำงานของพนักงาน ผู้ให้บริการ ว่าทำงานวันไหน  เวลาใด  ให้บริการใดได้บ้าง  มีคิวว่างรับลูกค้าได้หรือไม่   ฟังก์ชั่นนี้สำคัญมาก ขาดไม่ได้เลย   ระบบ POS ค้าปลีกจะไม่มีส่วนนี้ 
4. รองรับการขายคอร์ส, แพ็กเกจ และบัตรวงเงิน (Courses, Packages, Vouchers):  เจ้าของร้านนิยมขายบริการในรูปแบบคอร์ส, แพ็กเกจ, หรือบัตรวงเงิน (Voucher, E-card, Cash Card)  เพื่อได้รับเงินก้อนมาจากลูกค้ามาก่อน  แลกกับส่วนลดที่ลูกค้าจะได้  เหมือนลูกค้าซื้อเหมาแล้วค่อยทยอยมาใช้บริการ  เรื่องนี้เป็นปัจจัยสำคัญของธุรกิจบริการ  คอนเซปท์นี้ ธุรกิจบริการปฏิบัติเป็นปกติ  แต่ระบบ POS ค้าปลีกจะไม่มีในส่วนนี้เลย  เจ้าของร้านต้องอาศัยจดใส่กระดาษ ทำแผ่นคูปอง เซ็นชื่อ หรือใช้คอม บันทึกด้วย Excel หรือ Google Sheets  ซึ่งวุ่นวาย ไม่ตอบโจทย์ทั้งร้านและลูกค้า   ระบบ POS สำหรับบริการที่ดีต้องรองรับส่วนนี้  เอื้อให้เจ้าของร้านทำเงินจากการขายคอร์สล่วงหน้า
5. การทำสรุปรายงานค่าคอมมิชชั่น ค่ามือพนักงาน (Commissions):  ทุกร้านนวด ร้านตัดผม ฯลฯ มักจะมีการให้ค่าคอม หรือค่ามือ ให้กับพนักงานขาย และช่างที่ให้บริการ โดยจะคิดเป็นต่อเคส และมีหลักการคิดค่ามือที่ซับซ้อน  ตัวอย่างเช่น ในรายการนึง อาจแบ่งค่าคอมให้กับพนักงานหลายคน อาจคำนวณเป็นตัวเลขตายตัว หรือคำนวณเป็นสัดส่วนเปอร์เซนต์ ปกติเจ้าของร้านต้องทำสรุปรายงานแบบแมนวล เพื่อเคลียร์ค่าตอบแทนให้กับพนักงาน (ช่าง, หมอนวด) เป็นรอบๆ เสียเวลามาก  POS เกือบทั้งหมดในตลาด ไม่มีฟังก์ชั่นเรื่องนี้  เพราะเป็นงานที่ซับซ้อน   หากร้านสำหรับหา POS ที่สามารถทำสรุปรายงานค่าคอม ค่ามือได้อัตโนมัติ จะช่วยทุ่นแรงประหยัดเวลากับเจ้าของร้าน หรือแผนกบัญชีได้เป็นอย่างมาก

ระบบ POS ประกอบไปด้วยอะไรบ้าง?

ระบบ POS ประกอบไปด้วย 2 ส่วนหลักๆ คือ โปรแกรม กับ อุปกรณ์ ที่ใช้ร่วมกันในการทำงาน 

1. โปรแกรม (Software)   เป็นสิ่งที่เขียนขึ้นมาเพื่อขับเคลื่อนระบบ  จะมีฟังก์ชั่นมากน้อยแค่ไหน  หน้าตาการใช้งานเป็นมิตรหรือไม่  รันบนอุปกรณ์ประเภทใด เหล่านี้กำหนดโดยโปรแกรม
2. อุปกรณ์ (Hardware)  มักประกอบไปด้วย 
   1. เครื่อง POS  คือเครื่องคอมพิวเตอร์ที่รันโปรแกรมนั่นเอง อาจเป็นเครื่องคอมตั้งโต๊ะ (desktop), โน้ตบุ๊ค (notebook), แท็บเล็ตหรือสมาร์ทโฟน  หรืออุปกรณ์พกพา (portable device) อะไรก็ได้ที่มีหน้าจอไว้แสดงผล แล้วรันโปรแกรมได้
   2. เครื่องพิมพ์ใบเสร็จ  ใช้เพื่อออกใบเสร็จให้กับลูกค้า  อาจเป็นเครื่องตั้งแยก หรือสมัยใหม่ก็จะรวมบิวต์อิน (built-in) ติดมากับเครื่อง POS เลย  เพื่อความสะดวกและประหยัดพื้นที่
   3. เครื่องรูดบัตรเครดิต (EDC)
   4. อุปกรณ์เสริมอื่นๆ ที่ต้องการ และเพิ่มประโยชน์ใช้งาน ซึ่งสำหรับบางร้าน หรือบางการใช้งานก็ไม่จำเป็น เช่น ลิ้นชักเก็บเงิน, หน้าจอที่ 2 ที่แสดงราคา และหันไปหาลูกค้า, เครื่องสแกนบาร์โค้ด   

จะเลือกซื้อระบบ POS ควรดูเรื่องใดบ้าง

1. ตรงกับประเภทร้านที่คุณต้องการเปิดหรือไม่   สำคัญมาก เพราะต้องเลือกให้ตรงกับประเภทร้าน
2. มีฟังก์ชั่นครบตามที่ต้องการไหม   หากไม่ครบ จะทำงานร่วมกับโปรแกรมของเจ้าอื่นได้หรือไม่ อย่างไร
3. การใช้งาน ง่าย เป็นมิตร รวดเร็ว
4. ตอบโจทย์ธุรกิจ  ควรมีระบบรายงานต่างๆ ที่จำเป็น  สนับสนุนการทำการตลาด
5. การบริการหลังการขายเป็นอย่างไร 

สรุปแนวทาง วิธีการตัดสินใจเลือก POS   มีตัวเลือกเยอะ ตัดสินใจยังไง?

สรุปแล้ว จะเลือกระบบ POS ควรมีขั้นตอนวิธีตัดสินใจเลือกอย่างไร

1. ขั้นแรก  ให้เลือกระบบ POS ที่ตรงกับประเภทร้านที่ต้องการเปิด    สรุปแล้ว ร้านคุณเป็นร้านอะไร ขายอะไร สินค้าหรือบริการ?    
2. พอขมวดได้ว่า เป็นสินค้าหรือบริการประเภทไหน    จะตัดตัวเลือกให้พิจารณาลงไปได้มาก   มีโปรแกรมที่แนะนำให้พิจารณาแบ่งเป็นประเภทของร้านตามนี้
   1. ร้านอาหาร ร้านกาแฟ –   หลักคิดคือ  ควรหาระบบที่เชื่อมกับแอปเดริเวอรี่ได้ดี  และมีผู้ใช้เยอะ แนะนำให้พิจารณาจาก 3 แบรนด์นี้เป็นหลักคือ   Wongnai POS, Storehub, Ocha
   2. ค้าปลีก ขายของ ขายเสื้อผ้า –   หลักคิดคือ  อาจไม่ต้องเชื่อมโยงกับแพลตฟอร์มเดลิเวรี่มากนัก  แค่บันทึกสต็อกสินค้าได้ ใช้งานง่าย ตอบโจทย์  แนะนำ  POSPOS, 
   3. บริการ เช่น ร้านนวด สปา ทำผม ซาลอน  แนะนำ Ease , POS, Qashier
   4. อื่นๆ 
3. ทบทวนอีกทีว่าโปรแกรมที่เราเลือก มีฟังก์ชั่นครอบคลุมสิ่งที่เราต้องการครบถ้วนไหม  เช่น ต้องการให้มีเรื่อง CRM มีหรือเปล่า เป็นต้น  หากไม่มี ถ้าจะซื้อเพิ่ม สามารถอัปเกรดจากเจ้าเดิมได้หรือไม่  หรือต้องซื้อกับอีกเจ้านึง  สองยี่ห้อทำงานร่วมกันได้หรือไม่
4. สุดท้ายจะเหลือตัวเลือกไม่กี่ตัว ลองพิจารณาในเรื่องตัวเครื่องฮาร์ดแวร์ ว่ามีกี่รุ่นให้เลือก เลือกขนาดเครื่อง ขนาดหน้าจอที่ต้องการ  ต้องการเครื่องที่พิมพ์ใบเสร็จได้อยู่ในตัวหรือไม่  และอยู่ในงบ
5. อย่าลืมพิจารณาเรื่องบริการหลังการขายด้วย ว่าเป็นอย่างไร เพราะเป็นเรื่องที่สำคัญ  เวลามีปัญหาติดต่อได้ทุกวันหรือไม่ ฯลฯ

สุดท้ายนี้ ให้ Ease เป็นอีกหนึ่งตัวเลือกสำหรับโปรแกรม POS ที่จะเข้ามาช่วยจัดการร้านของคุณ