คู่มือตัดสินใจ เลือกระบบ POS สำหรับเจ้าของร้านความงาม ร้านเสริมสวย

จะเปิดร้าน  เจ้าของร้านต้องมีระบบ ไว้คิดเงินลูกค้า, ออกบิล/ใบเสร็จ, บริหารจัดการร้านด้านต่างๆ ส่วนสำคัญสุด คือหน้าร้านหรือแคชเชียร์ ต้องมีเครื่องคิดเงิน ซึ่งเรียกว่า POS (Point-of-Sale) (อ่านว่า “พีโอเอส” หรือ “โพส” ก็ได้)

คุณจะเห็นเครื่อง POS ในเซเว่นทุกสาขา และก็เห็นตามร้านอาหาร, ร้านกาแฟ, ร้านค้าปลีก พนักงานกดคิดเงิน ลูกค้าจ่ายเงินเสร็จ พนักงานก็ปรินท์สลิปยื่นให้  นั่นแหล่ะครับที่เรียกว่าระบบ POS

โปรแกรม POS มีฟังก์ชั่น ทำอะไรได้บ้าง

เริ่มจากการคิดเงินเป็นหลัก ถือเป็นฟังก์ชั่นสำคัญสุด  จากนั้นผู้พัฒนาก็ค่อยๆ เพิ่มฟังก์ชั่นอื่นใส่เข้าไปในโปรแกรม ทำให้บริหารจัดการร้านด้านอื่นๆ ได้ครอบคลุม ครบวงจรมากขึ้น  เช่นใส่ระบบการบันทึกสต็อกสินค้า,  ระบบเก็บข้อมูลลูกค้า, สมาชิก, สะสมแต้ม เรียกว่า CRM  (Customer Relationship Management) หรือการสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า  ถ้าเข้าใจและรู้จักลูกค้ามากขึ้น ก็ช่วยเพิ่มความภักดีของลูกค้า และเพิ่มยอดขาย 

สรุปฟังก์ชั่นหลักๆ ของ POS

• รับออเดอร์
• เช็คสต็อก
• คิดเงินหน้าร้าน
• ออกใบเสร็จ ใบกำกับภาษี
• เก็บข้อมูลลูกค้า
• แสดงยอดรายรับ และสรุปรายงานต่างๆ ของธุรกิจ

ประโยชน์พื้นฐานที่ได้

• เช็คสต็อกสินค้าและวางแผนการสั่งวัตถุดิบได้
• ตรวจสอบยอดขายได้ทันที
• ทราบว่าสินค้าตัวไหน ยอดขายดีหรือน้อย เพื่อปรับปรุงการตลาด
• เก็บรวมรวมข้อมูลลูกค้าใช้วิเคราะห์วางแผนการตลาดได้
• ระบบสมาชิกและสะสมแต้ม ช่วยสร้างสัมพันธ์กับลูกค้า เปลี่ยนลูกค้าขาจรเป็นลูกค้าประจำได้

ทำไมถึงต้องใช้ POS สำหรับบริการโดยเฉพาะ?

ร้านบริการต้องจัดการทั้งเวลานัดหมาย พนักงาน และประวัติลูกค้า นอกเหนือจากการขายสินค้า จึงควรตรวจว่าระบบที่กำลังพิจารณารองรับงานต่อไปนี้ตามวิธีทำงานของร้านได้หรือไม่

1. การจัดการนัดหมาย (Appointment Management):   ร้านสปา ซาลอน  ควรมีระบบจองนัดหมายอยู่ในตัว ให้ลูกค้าทำรายการจอง, นัดหมายได้ทางออนไลน์ ในเวลาที่ลูกค้าสะดวก  แทนที่ต้องคอยโทรหรือถามพนักงานทางไลน์   การใช้ระบบทำให้สะดวกขึ้นทั้งฝั่งลูกค้าและฝั่งร้าน  เพิ่มยอดการจองสำหรับร้าน และลดข้อผิดพลาดในการจัดตารางนัด
2. บันทึกข้อมูลลูกค้า (Clients Record):  ค้าปลีก, ร้านกาแฟไม่จำเป็นต้องรู้จักหรือบันทึกชื่อลูกค้า  แต่บริการต้องรู้จักลูกค้ามากกว่านั้น ควรเก็บประวัติการใช้บริการ ความชอบ การแพ้ หรือรายละเอียดสำคัญอื่น ๆ   เพื่อใช้ส่งมอบบริการที่ตรงความต้องการลูกค้า และใช้ปรับปรุงบริการให้ดียิ่งขึ้น
3. การจัดการพนักงาน (Staff Management):  หัวใจของบริการคือผู้ให้บริการ เช่นแพทย์, ช่างผม,หมอนวด, เทรนเนอร์, ฯลฯ  คนเป็นเรื่องสำคัญ  ระบบ POS สำหรับบริการ ต้องมีฟังก์ชั่นจัดตารางทำงานของพนักงาน ผู้ให้บริการ ว่าทำงานวันไหน  เวลาใด  ให้บริการใดได้บ้าง  มีคิวว่างรับลูกค้าได้หรือไม่   ฟังก์ชั่นนี้สำคัญมาก ขาดไม่ได้เลย   ควรขอสาธิตส่วนนี้ก่อนเลือกใช้ 
4. รองรับการขายคอร์ส, แพ็กเกจ และบัตรวงเงิน (Courses, Packages, Vouchers):  เจ้าของร้านนิยมขายบริการในรูปแบบคอร์ส, แพ็กเกจ, หรือบัตรวงเงิน (Voucher, E-card, Cash Card)  เพื่อได้รับเงินก้อนมาจากลูกค้ามาก่อน  แลกกับส่วนลดที่ลูกค้าจะได้  เหมือนลูกค้าซื้อเหมาแล้วค่อยทยอยมาใช้บริการ  เรื่องนี้เป็นปัจจัยสำคัญของธุรกิจบริการ  คอนเซปท์นี้ ธุรกิจบริการปฏิบัติเป็นปกติ  จึงต้องตรวจว่าระบบที่เลือกจัดการส่วนนี้ได้อย่างไร  เจ้าของร้านต้องอาศัยจดใส่กระดาษ ทำแผ่นคูปอง เซ็นชื่อ หรือใช้คอม บันทึกด้วย Excel หรือ Google Sheets  ซึ่งวุ่นวาย ไม่ตอบโจทย์ทั้งร้านและลูกค้า   ระบบ POS สำหรับบริการที่ดีต้องรองรับส่วนนี้  เอื้อให้เจ้าของร้านทำเงินจากการขายคอร์สล่วงหน้า
5. การทำสรุปรายงานค่าคอมมิชชั่น ค่ามือพนักงาน (Commissions):  ทุกร้านนวด ร้านตัดผม ฯลฯ มักจะมีการให้ค่าคอม หรือค่ามือ ให้กับพนักงานขาย และช่างที่ให้บริการ โดยจะคิดเป็นต่อเคส และมีหลักการคิดค่ามือที่ซับซ้อน  ตัวอย่างเช่น ในรายการนึง อาจแบ่งค่าคอมให้กับพนักงานหลายคน อาจคำนวณเป็นตัวเลขตายตัว หรือคำนวณเป็นสัดส่วนเปอร์เซนต์ ปกติเจ้าของร้านต้องทำสรุปรายงานแบบแมนวล เพื่อเคลียร์ค่าตอบแทนให้กับพนักงาน (ช่าง, หมอนวด) เป็นรอบๆ เสียเวลามาก  การคำนวณส่วนนี้ขึ้นกับกติกาของร้าน จึงควรทดสอบด้วยบิลตัวอย่าง   หากร้านสำหรับหา POS ที่สามารถทำสรุปรายงานค่าคอม ค่ามือได้อัตโนมัติ จะช่วยทุ่นแรงประหยัดเวลากับเจ้าของร้าน หรือแผนกบัญชีได้เป็นอย่างมาก

ระบบ POS ประกอบไปด้วยอะไรบ้าง?

ระบบ POS ประกอบไปด้วย 2 ส่วนหลักๆ คือ โปรแกรม กับ อุปกรณ์ ที่ใช้ร่วมกันในการทำงาน 

1. โปรแกรม (Software)   เป็นสิ่งที่เขียนขึ้นมาเพื่อขับเคลื่อนระบบ  จะมีฟังก์ชั่นมากน้อยแค่ไหน  หน้าตาการใช้งานเป็นมิตรหรือไม่  รันบนอุปกรณ์ประเภทใด เหล่านี้กำหนดโดยโปรแกรม
2. อุปกรณ์ (Hardware)  มักประกอบไปด้วย 
   1. เครื่อง POS  คือเครื่องคอมพิวเตอร์ที่รันโปรแกรมนั่นเอง อาจเป็นเครื่องคอมตั้งโต๊ะ (desktop), โน้ตบุ๊ค (notebook), แท็บเล็ตหรือสมาร์ทโฟน  หรืออุปกรณ์พกพา (portable device) อะไรก็ได้ที่มีหน้าจอไว้แสดงผล แล้วรันโปรแกรมได้
   2. เครื่องพิมพ์ใบเสร็จ  ใช้เพื่อออกใบเสร็จให้กับลูกค้า  อาจเป็นเครื่องตั้งแยก หรือสมัยใหม่ก็จะรวมบิวต์อิน (built-in) ติดมากับเครื่อง POS เลย  เพื่อความสะดวกและประหยัดพื้นที่
   3. เครื่องรูดบัตรเครดิต (EDC)
   4. อุปกรณ์เสริมอื่นๆ ที่ต้องการ และเพิ่มประโยชน์ใช้งาน ซึ่งสำหรับบางร้าน หรือบางการใช้งานก็ไม่จำเป็น เช่น ลิ้นชักเก็บเงิน, หน้าจอที่ 2 ที่แสดงราคา และหันไปหาลูกค้า, เครื่องสแกนบาร์โค้ด   

จะเลือกซื้อระบบ POS ควรดูเรื่องใดบ้าง

1. ตรงกับประเภทร้านที่คุณต้องการเปิดหรือไม่   สำคัญมาก เพราะต้องเลือกให้ตรงกับประเภทร้าน
2. มีฟังก์ชั่นครบตามที่ต้องการไหม   หากไม่ครบ จะทำงานร่วมกับโปรแกรมของเจ้าอื่นได้หรือไม่ อย่างไร
3. การใช้งาน ง่าย เป็นมิตร รวดเร็ว
4. ตอบโจทย์ธุรกิจ  ควรมีระบบรายงานต่างๆ ที่จำเป็น  สนับสนุนการทำการตลาด
5. การบริการหลังการขายเป็นอย่างไร 

เลือก POS จากงานของร้าน แล้วทดสอบก่อนตัดสินใจ

เริ่มจากสิ่งที่ร้านต้องทำในหนึ่งวัน แทนการเลือกจากรายชื่อแบรนด์หรือจำนวนฟีเจอร์เพียงอย่างเดียว ใช้เกณฑ์ต่างกันตามประเภทธุรกิจดังนี้

• ร้านอาหารและร้านกาแฟ: ทดลองรับออเดอร์ แยกโต๊ะ ส่งรายการเข้าครัว และปิดบิล หากมีเดลิเวอรี่ ให้ตรวจช่องทางที่เชื่อมได้จริง ค่าบริการ และวิธีจัดการออเดอร์ซ้ำ
• ร้านค้าปลีก: ทดลองสินค้าหลายขนาดหรือสี สแกนบาร์โค้ด รับเข้า คืนสินค้า และตรวจยอดคงเหลือด้วยรายการของร้าน
• ร้านนวด สปา ซาลอน และร้านเล็บ: ทดลองจองช่างพร้อมห้องหรือเตียง ตรวจคิวชน เลื่อนนัด ขายบริการร่วมกับสินค้า และตรวจประวัติลูกค้า หากมีคอร์สหรือค่าคอม ให้ขอสาธิตด้วยกติกาจริงของร้าน

ใช้ชุดทดสอบเดียวกันกับทุกระบบ จดว่าแต่ละงานทำได้ในแพ็กเกจใด ต้องทำมือเพิ่มตรงไหน และใครช่วยแก้เมื่อเกิดปัญหา รวมค่าซอฟต์แวร์ อุปกรณ์ การติดตั้ง และบริการเสริมก่อนเปรียบเทียบงบประมาณ

Ease POS เหมาะกับงานแบบไหน

หน้าฟีเจอร์ Ease POS ระบุงานขาย จองคิว สต็อก สมาชิก คอร์ส และรายงาน จึงเป็นตัวเลือกที่นำมาทดลองกับร้านบริการที่ต้องเชื่อมงานเหล่านี้ได้ สำหรับวิธีแบ่งค่าคอม การเชื่อมระบบภายนอก และเงื่อนไขเฉพาะร้าน ให้ขอทีมงานสาธิตก่อนตัดสินใจ ไม่ถือว่ารายชื่อฟีเจอร์ยืนยันรายละเอียดทุกกรณี

ก่อนเลือกแพ็กเกจ ควรทดลองตั้งแต่รับจองจนปิดบิลหนึ่งรอบ และตรวจว่าพนักงานค้นข้อมูลหรือแก้รายการผิดได้ตามสิทธิ์ที่ร้านกำหนด ดู ราคาและแพ็กเกจ Ease POS ประกอบกับผลทดลอง

สุดท้ายนี้ ให้ Ease เป็นอีกหนึ่งตัวเลือกสำหรับโปรแกรม POS ที่จะเข้ามาช่วยจัดการร้านของคุณ