มัดจำอุปกรณ์ให้ยืม ร้านสปาตรวจสภาพตอนรับคืนอย่างไรไม่ให้เถียงกัน

ปัญหาของมัดจำอุปกรณ์ให้ยืมโผล่ตอนรับของคืน ลูกค้าเอาเครื่องกลับมาคืนแล้วบอกว่ามันเป็นแบบนี้อยู่แล้วตอนรับไป พนักงานจำไม่ได้ ร้านก็เถียงไม่ได้ สุดท้ายคืนมัดจำเต็มจำนวนทั้งที่ของใช้ต่อไม่ได้ ประเด็นไม่ได้อยู่ที่ยอดมัดจำน้อยเกินไป แต่อยู่ที่ไม่มีหลักฐานสภาพตอนส่งมอบ และไม่ได้แยกเงินมัดจำออกจากค่าบริการจึงไล่ไม่ได้ว่าเงินก้อนไหนเป็นของใคร บทความนี้ไล่สามขั้นตั้งแต่ออกบิลถึงรับของคืน

รวมมัดจำไว้ในบิลค่าบริการแล้วเสียอะไร

เสียอย่างแรกคือยอดปน เงินมัดจำไม่ใช่รายได้ของร้าน มันเป็นเงินที่ต้องคืน ถ้าบันทึกรวมกับค่าบริการ ยอดขายของวันนั้นจะสูงกว่าความจริงและกำไรที่คิดได้ก็ผิด ปลายทางคือเจ้าของเห็นยอดขายดีแต่เงินในบัญชีไม่พอ เพราะส่วนหนึ่งเป็นเงินที่ต้องคืน

เสียอย่างที่สองคือไล่ไม่ได้ว่าใครยังถือของอยู่ เมื่อไม่มีรายการมัดจำแยก ก็ไม่มีที่ให้บันทึกกำหนดคืนและสถานะของ พนักงานต้องจำเอง แล้วสุดท้ายก็ลืม ของที่หายแบบนี้จะไปปรากฏเป็นส่วนต่างตอนนับสต็อกปลายเดือน ซึ่งวิธีไล่หาเหตุของส่วนต่างเราเล่าไว้ใน สต็อกร้านเสริมสวยหายจากไหน ตรวจ 8 จุด

เสียอย่างที่สามคือตอนหักมัดจำจะอธิบายไม่ได้ ถ้าเงินก้อนนั้นไม่เคยมีตัวตนแยก การบอกลูกค้าว่าหักไปเท่าไรและเพราะอะไรจะกลายเป็นการพูดปากเปล่า และเมื่อพนักงานอธิบายไม่ได้ เขาจะเลือกคืนเต็มไว้ก่อนเพื่อไม่ให้เกิดเรื่อง

เสียอย่างที่สี่คือช่องทางคืนเงินไม่ตรง ถ้าลูกค้าจ่ายมัดจำด้วยการโอนหรือลิงก์ชำระเงิน แต่ร้านคืนเป็นเงินสดจากลิ้นชัก ยอดที่ออกจะไม่มีคู่กับรายการรับ ทำให้ปิดรอบไม่ลง วิธีคุมเรื่องนี้อยู่ใน ส่งลิงก์ให้จ่ายเงินให้ลูกค้าในแชท

คิดยอดมัดจำจากอะไร

มีสองฐานที่ใช้ได้ ฐานแรกคือราคาของ เหมาะกับของที่หายแล้วต้องซื้อใหม่ทั้งชิ้น ยอดมัดจำควรใกล้ราคาที่ซื้อของมาแทนได้จริง ไม่ใช่ราคาที่ซื้อมาเมื่อสามปีก่อน

ฐานที่สองคือค่าซ่อมหรือค่าทำความสะอาดที่มักเกิด เหมาะกับของที่ไม่ค่อยหายแต่กลับมาในสภาพที่ต้องจัดการก่อนให้คนถัดไปใช้ ยอดมัดจำแบบนี้ต่ำกว่าแบบแรกและลูกค้ายอมรับง่ายกว่า มาตรฐานความสะอาดที่ควรทำก่อนส่งต่อให้คนถัดไปเราไล่ไว้ใน สุขอนามัยร้านนวดต้องเช็กอะไร

ของราคาสูงบางชิ้นมัดจำเท่าราคาของจะแพงจนไม่มีใครยืม ทางที่ใช้ได้คือจำกัดสิทธิ์ยืมไว้กับลูกค้าที่มีประวัติกับร้าน แล้วตั้งมัดจำที่ค่าซ่อมแทน แลกกับการที่ผู้ยืมต้องเป็นคนที่ตามตัวได้ หลักการคิดยอดมัดจำให้พอดีกับความเสี่ยงใช้วิธีเดียวกับมัดจำการจอง ซึ่งเราไล่ไว้ใน วิธีคำนวณมัดจำร้านบริการ

แยกบิลค่ามัดจำของ สามขั้นที่ทำให้ไม่ต้องเถียงตอนรับคืน

ขั้นแรก แยกบิลค่ามัดจำออกจากค่าบริการ ให้เป็นรายการที่มีสถานะของตัวเอง คือถืออยู่ คืนแล้ว หรือหักแล้ว เมื่อมีสถานะ ร้านจะรู้ได้ทันทีว่าเดือนนี้ยังมีเงินมัดจำของใครค้างอยู่เท่าไร

ขั้นที่สอง ตั้งกำหนดคืนและวันเตือน กำหนดคืนควรเป็นวันที่ชัดไม่ใช่จำนวนวันลอยๆ และเตือนล่วงหน้าหนึ่งถึงสองวัน การเตือนล่วงหน้าลดเคสเลยกำหนดได้มากกว่าการกำหนดค่าปรับ เพราะลูกค้าส่วนใหญ่ไม่ได้ตั้งใจถือของไว้ แค่ลืม

ขั้นที่สาม ถ่ายสภาพก่อนส่งมอบและตอนรับคืน สองภาพนี้คือหลักฐานที่ทำให้ไม่ต้องเถียง ถ่ายให้เห็นทั้งตัวเครื่องและจุดที่มักเสียหาย แล้วผูกไว้กับรายการมัดจำใบนั้น ไม่ใช่เก็บในมือถือพนักงาน

สิ่งที่ต้องเขียนคู่กันคือแยกให้ชัดระหว่างของที่สึกตามการใช้ปกติกับของที่เสียหาย ของที่สึกตามการใช้ไม่ควรหักมัดจำ เพราะร้านเป็นเจ้าของและคิดค่าเสื่อมเป็นต้นทุนไปแล้ว ถ้าไม่แยก ลูกค้าจะรู้สึกว่าถูกหักทุกครั้งที่ยืม เงื่อนไขทั้งชุดควรอยู่บนเอกสารที่ลูกค้าเซ็นรับก่อนรับของ ซึ่งหัวข้อที่ควรมีอยู่ใน ใบเซ็นรับทราบร้านบริการ 6 ข้อที่ควรมี

จุดที่ต้องถ่ายรูป และสิ่งที่ต้องเห็นในภาพ

การถ่ายรูปจะช่วยได้จริงเมื่อภาพบอกได้ว่าของอยู่ในสภาพไหน ไม่ใช่แค่ยืนยันว่ามีของ ห้าอย่างต่อไปนี้คือสิ่งที่ควรเห็นในชุดภาพก่อนส่งมอบ และถ่ายซ้ำจุดเดิมตอนรับคืน

• ตัวเครื่องทั้งชิ้นในกรอบเดียว ให้เห็นว่าของครบและอยู่ในสภาพรวมแบบไหน ถ่ายบนพื้นสีเรียบให้เห็นขอบชัด
• จุดที่มักเสียหายที่สุด เช่นหัวเครื่อง สาย ข้อต่อ หรือมุมที่โดนกระแทกบ่อย ถ่ายใกล้ให้เห็นรอยเดิมถ้ามี
• หมายเลขเครื่องหรือรหัสที่ร้านติดไว้ เพื่อยืนยันว่าเป็นชิ้นเดียวกับที่ส่งมอบ ไม่ใช่ชิ้นอื่นที่หน้าตาเหมือนกัน
• อุปกรณ์ประกอบที่ให้ไปด้วย สายชาร์จ ถุงผ้า หัวเปลี่ยน ถ่ายรวมในภาพเดียวแล้วนับจำนวนให้เห็น
• หน้าจอหรือไฟสถานะตอนเปิดใช้ ให้เห็นว่าเครื่องทำงานได้ตอนส่งมอบ ข้อนี้กันเคสที่ลูกค้าบอกว่ารับไปก็ใช้ไม่ได้อยู่แล้ว

ห้าอย่างนี้ถ่ายรวมกันใช้เวลาไม่เกินสองนาที และต้องผูกกับรายการมัดจำใบนั้นทันที ไม่ใช่ค้างไว้ในเครื่องพนักงานแล้วตามหาทีหลัง ถ้าไม่มีที่แนบภาพในรายการ ให้ตั้งชื่อไฟล์ด้วยเลขที่บิลและวันที่ไว้ก่อน แล้วเก็บในที่เดียวที่ทั้งทีมเข้าถึงได้

อุปกรณ์แบบไหนที่ไม่ควรให้ยืม

ของที่ผลของการใช้ขึ้นกับสภาพร่างกายของแต่ละคน หรือของที่ต้องมีคนคุมระหว่างใช้ ไม่ควรให้ยืมกลับบ้าน เพราะร้านไม่ได้อยู่ด้วยตอนใช้และไม่มีทางรู้ว่าลูกค้าใช้ถูกวิธีหรือไม่

ของที่เป็นเครื่องมือทางการแพทย์อยู่ในกลุ่มที่มีกฎหมายกำกับเป็นการเฉพาะ ร้านบริการที่ไม่ใช่สถานพยาบาลไม่ควรให้ยืมของกลุ่มนี้ ถ้าไม่แน่ใจว่าของที่มีอยู่นับเป็นกลุ่มนั้นหรือไม่ ให้ตรวจสถานะของผลิตภัณฑ์กับ สำนักงานคณะกรรมการอาหารและยา ก่อนเปิดให้ยืม

ส่วนกรณีที่ลูกค้าซื้อเครื่องมาใช้เองแล้วอยากให้ร้านแนะนำวิธีใช้ นั่นเป็นอีกเรื่องที่ไม่ต้องมีมัดจำเข้ามาเกี่ยว และเป็นโอกาสของร้านมากกว่าความเสี่ยง เพราะเป็นเหตุให้ลูกค้ากลับมาที่ร้านโดยไม่ต้องยื่นส่วนลด

ของอีกกลุ่มที่ควรคิดให้ดีคือของที่ร้านมีชิ้นเดียวและใช้ในงานประจำวัน ถ้าให้ยืมออกไปแล้วคิวในร้านต้องรอ ต้นทุนของการให้ยืมคือคิวที่เสียไป ไม่ใช่ความเสี่ยงของหาย กรณีนี้ควรซื้อชิ้นสำรองก่อนเปิดให้ยืม และคิดสัดส่วนของใช้ต่อยอดขายให้ครอบต้นทุนนั้น ซึ่งวิธีวัดอยู่ใน สต็อกร้านสปาควรสั่งของเท่าไรต่อยอดขาย

สองสถานการณ์ที่ร้านเจอบ่อย

กรณีแรก ร้านที่รับมัดจำรวมในบิลค่าบริการ เจอว่าสิ้นเดือนยอดขายสูงกว่าเงินที่เหลือจริงในมือ เพราะมีมัดจำที่ต้องคืนปนอยู่ พอแยกเป็นรายการมัดจำที่มีสถานะของตัวเอง ยอดขายก็กลับมาตรงและรู้ได้ว่ามีเงินค้างคืนเท่าไร สิ่งที่ได้เพิ่มคือรายการเงินค้างคืนที่เอาไปเทียบกับเงินในบัญชีได้ทุกสิ้นเดือน

กรณีที่สอง ร้านที่ไม่ถ่ายสภาพก่อนส่งมอบ เจอเคสเถียงกันเรื่องรอยที่ตัวเครื่องเดือนละครั้งสองครั้ง พอเพิ่มขั้นถ่ายภาพสองจุดก่อนส่งมอบและตอนรับคืน เคสเถียงก็หายไป และพนักงานไม่ต้องรับแรงกดดันในการตัดสินเอง ที่เปลี่ยนไปอีกอย่างคือลูกค้าระวังของมากขึ้นเพราะรู้ว่ามีการบันทึกสภาพไว้

สองกรณีนี้แก้ด้วยหลักเดียวกัน คือเงินมัดจำต้องมีตัวตนแยก และสภาพของต้องมีหลักฐานทั้งขาไปและขากลับ

เช็กลิสต์ที่เริ่มทำได้สัปดาห์นี้

1. ทำรายการอุปกรณ์ที่ให้ยืมได้ พร้อมราคาที่ซื้อแทนได้จริงและค่าซ่อมที่มักเกิด
2. เลือกฐานคิดมัดจำของแต่ละชิ้น คือราคาของหรือค่าซ่อม แล้วเขียนยอดไว้
3. แยกบิลค่ามัดจำออกจากค่าบริการ ให้มีสถานะถืออยู่ คืนแล้ว และหักแล้ว
4. ตั้งกำหนดคืนเป็นวันที่ชัด และเตือนล่วงหน้าหนึ่งถึงสองวัน
5. ถ่ายสภาพห้าจุดก่อนส่งมอบและถ่ายซ้ำจุดเดิมตอนรับคืน ผูกภาพไว้กับรายการมัดจำใบนั้น
6. ระบุว่าคืนมัดจำทางช่องทางเดิมที่ลูกค้าจ่ายมา ไม่คืนสดถ้ารับมาทางอื่น
7. เขียนให้ชัดว่าของที่สึกตามการใช้ปกติไม่หักมัดจำ และให้ลูกค้าเซ็นรับเงื่อนไขก่อนยืม

เจ็ดข้อนี้ทำให้การให้ยืมอุปกรณ์เป็นบริการที่เพิ่มความผูกพันกับลูกค้า ไม่ใช่ช่องที่ของหายเงียบๆ ทุกเดือน สิ่งที่นำไปใช้ได้ทันทีคือข้อสามกับข้อห้า เพราะทำได้โดยไม่ต้องรอพิมพ์เอกสารใหม่ และปิดเคสที่เถียงกันบ่อยที่สุดไปได้ก่อน